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Cómo las aplicaciones de RPA automatizadas en el sector de la salud pueden cambiar las reglas del juego.

La industria de la salud puede ganar mucho invirtiendo en Automatización Robótica de Procesos (RPA). La adopción exitosa de RPA conduce a una mejor atención al paciente a un costo reducido. Aquí está nuestra comprensión de cómo la industria de la salud puede beneficiarse de la implementación de RPA.

Ahora más que nunca, las organizaciones de atención médica se enfrentan a un desafío abrumador a la hora de obtener e integrar información de diversas fuentes internas y externas. La industria de la salud recopila y procesa grandes cantidades de datos a diario de fuentes como: sistemas de información de laboratorio, aplicaciones clínicas, portales de terceros, sistemas de información de radiología, portales de seguros, aplicaciones de programación, aplicaciones de recursos humanos y sistemas ERP. 

La integración de datos y el flujo de información a través de todas estas fuentes es compleja, multicapa y repetitiva. Las organizaciones de atención médica han dependido históricamente de la mano de obra para estas tareas basadas en datos, lo que ha provocado una tensión en los recursos y ha resultado en ineficiencias inherentes. De hecho, la industria «gasta colectivamente € 2.1 mil millones en tareas manuales mal realizadas y propensas a errores en torno a la gestión de datos de proveedores [1] «. La pandemia de COVID-19 ha exasperado el problema de los recursos y la eficiencia a medida que los hospitales, los laboratorios y las compañías de seguros intentan mantenerse al día con la demanda en auge

Para mejorar la eficiencia y obtener beneficios tangibles, la automatización robótica de procesos (RPA) puede automatizar tareas monótonas, laboriosas y que requieren mucho tiempo, esenciales para el funcionamiento, el procesamiento y la prestación de servicios de salud. Los bots de RPA basados ​​en reglas esencialmente imitan la interacción del usuario en el nivel de la interfaz de usuario y realizan las mismas tareas a un ritmo exponencialmente más rápido con menos errores. Se ha demostrado que la tecnología ofrece un valor comercial significativo en muchas industrias, al tiempo que presenta barreras de adopción relativamente bajas. 

La industria de la salud se beneficiará de la inversión en RPA, ya que la adopción exitosa conduce a una mejor atención al paciente a un costo menor. Este artículo informativo revisará los beneficios organizativos de la RPA, además de destacar casos de uso específicos que muestran el impacto de la RPA en la industria.

¿Sabía que la tecnología RPA puede permitir la calidad óptima de la atención al paciente minimizando los costos? Esto significa menos interacción humana y más automatización.

La automatización de RPA significa más beneficios para la organización 

El principio básico de RPA es que la tecnología automatiza las tareas rutinarias y mundanas para aumentar la productividad de los empleados y pasar a actividades de mayor valor. Numerosos procesos, tareas y proyectos en una organización se benefician cuando las empresas priorizan e invierten en RPA. 

Beneficios incluidos:
Toma de decisiones aceleradaMejore la velocidad organizacional y las capacidades de toma de decisiones adquiriendo, accediendo, procesando y analizando rápidamente grandes conjuntos de datos con menos errores de informes.• Los robots son exponencialmente más rápidos que los empleados al interactuar con los diversos sistemas utilizados por un proceso. Un subproducto natural de la tecnología RPA es un aumento en la velocidad de la toma de decisiones. RPA permite decisiones más rápidas y precisas como resultado de la automatización de tareas que, de otro modo, se retrasarían debido a tiempos de proceso manuales excesivos [2].
Productividad incrementadaHabilite una fuerza laboral más productiva al realizar automáticamente tareas repetitivas y liberar tiempo y atención de los empleados para actividades de mayor valor agregado.• Los estudios han demostrado que la RPA permite a las organizaciones ejecutar procesos comerciales de 5 a 10 veces más rápido, mientras gastan un 35% menos de recursos [3]. Este aumento en la productividad ha permitido a las organizaciones redirigir el flujo de trabajo donde el personal puede concentrarse en tareas de mayor valor, lo que lleva a una mayor satisfacción tanto en el personal como en los pacientes.
Conocimiento empresarial ampliadoLa implementación de RPA conduce a una gestión del conocimiento superior, lo que permite una mayor eficiencia, colaboración y productividad a través de la documentación y el mapeo completos de los procesos comerciales.• Para implementar RPA, las organizaciones necesitan un conocimiento profundo de sus procesos comerciales existentes. De hecho, las organizaciones deberían considerar la implementación de la RPA como una oportunidad no solo para mapear las operaciones, sino, lo que es más importante, para mejorarlas. La implementación de RPA debe combinarse con cambios de valor agregado en los procesos comerciales.
Mayor ahorro de costesLos bots cuestan menos y funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Los bots cuestan típicamente el 35% del costo de un empleado.• Una fuerza de trabajo digital aumentada que incluye bots de RPA presenta una oportunidad de ahorro: los bots funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año y cuestan una fracción de los humanos. El retorno de la inversión se puede ver en menos de 1 año, con implementaciones estratégicas tempranas.
Gestión de datos mejoradaRPA conduce a una gestión eficaz y eficiente de los datos normativos, financieros y operativos y mejora el cumplimiento de los protocolos relacionados con los datos.• La gestión de datos se puede mejorar mediante la aplicación de RPA. La aplicación de RPA a la base de datos central de una organización contribuye a aumentar la calidad, confiabilidad y consistencia de los resultados de los datos.
Cumplimiento simplificadoLa tecnología RPA ayuda a garantizar el cumplimiento de los protocolos y regulaciones relacionados con los datos, como HIPAA y GDPR.• Los procesos regulatorios están automatizados, lo que aumenta la precisión del proceso y los altos niveles de cumplimiento. El registro automatizado de acciones y excepciones conduce a una mayor auditabilidad y una mayor transparencia.

Cómo las aplicaciones exitosas de RPA en el cuidado de la salud pueden beneficiar a la industria del cuidado de la salud 

Ha habido varias aplicaciones exitosas de RPA en la cadena de valor de la industria de la salud. Pagadores, proveedores, aseguradores, compradores y productores pueden ganar un valor significativo al invertir en RPA. Algunos casos de uso de RPA en el sector de la salud incluyen:

Funciones administrativas de la atención al paciente 

La oportunidad: los pacientes generalmente prefieren interactuar con una persona cuando se consideran problemas de salud y síntomas. Sin embargo, no hay suficientes recursos sanitarios. Se ha utilizado una fuerza laboral aumentada, con soluciones de automatización, como RPA, para abordar la atención al paciente y aliviar la carga de los proveedores.

Cómo ayuda la RPA: la programación y las notificaciones automatizadas permiten a los pacientes autoprogramarse, eliminando varios pasos en el proceso de admisión de pacientes. También hay plataformas impulsadas por IA que brindan herramientas para ayudar a administrar la atención y procesar los pagos. Los Avatares en línea interactúan con los pacientes y hacen preguntas relevantes sobre su historial y condición actual antes de guiarlos a los centros de atención aplicables y efectivos. La automatización de los encuentros de rutina con los pacientes optimiza el proceso de un extremo a otro y permite una mayor eficiencia. Estas plataformas en línea han sido especialmente efectivas durante la pandemia de COVID-19. Por ejemplo, Providence St. Joseph Health implementó una herramienta en línea de detección y clasificación de pacientes para mantenerse al día con la demanda relacionada con COVID-19 [4]. Además, Mass General Bingham implementó Partners HealthCare COVID-19 Screener, una herramienta que presenta a los pacientes preguntas que pueden diferenciar automáticamente entre posibles casos de COVID-19 y otras dolencias  [5] .

Utilización de recursos  

La oportunidad: la pandemia de COVID-19 ha resultado en un aumento dramático en la atención hospitalaria. El aumento de pacientes ha provocado una alarmante escasez de recursos hospitalarios como personal, EPP, habitaciones y camas, quirófano, ventiladores, etc. La optimización de recursos se ha convertido rápidamente en una cuestión de máxima prioridad. 

Cómo ayuda la RPA: al aprovechar la tecnología como los sensores digitales combinados con la RPA, los proveedores han podido rastrear los escasos activos de equipos portátiles, como ventiladores, desfibriladores y varios tipos de bombas médicas. Las ubicaciones de estos activos escasos se rastrean e informan a través de un panel de control basado en la nube que muestra gráficamente todos los activos rastreados con círculos codificados por colores para mostrar alertas de estado [6] . 

Respuesta de COVID-19: cómo un hospital utilizó la RPA para combatir la pandemia 

Las organizaciones de tecnología y salud han trabajado arduamente en la implementación de RPA para acelerar las operaciones y mantenerse al día con la demanda máxima derivada de la reciente pandemia. 

La oportunidad : un hospital de Dublín reconoció el valor de la RPA en el sector de la salud para los informes COVID-19 automatizados. Antes de la pandemia, la función de notificación de enfermedades era en gran medida manual, las enfermeras y los administradores iniciaban sesión en un sistema de pruebas, obtenían códigos de enfermedades, iniciaban sesión en otro portal a través de VPN e ingresaban manualmente los resultados en el portal, para cada paciente. Cuando llegó la pandemia, el hospital entendió que este proceso no era factible, por lo que sabiamente decidieron invertir en RPA para automatizar el proceso. 

Cómo ayuda la RPA: el robot RPA inicia sesión sin problemas en el sistema de prueba, aplica el código preciso e ingresa los resultados en el sistema correcto. Esta pieza específica de automatización por sí sola le ahorró al hospital aproximadamente tres horas de trabajo al día, lo que permitió mejorar la atención y la eficiencia del paciente [7] . 

La oportunidad: la gestión de reclamaciones a menudo puede llevar mucho tiempo, ser repetitiva, basada en reglas y propensa a errores. Un proceso maduro para la automatización. Los bots de RPA garantizan un procesamiento de datos más rápido con errores mínimos, lo que aumenta el rendimiento del procesamiento de reclamaciones. 

Cómo ayuda la RPA: las reclamaciones de atención médica automatizadas mejoran el cumplimiento de las reclamaciones de Medicare y evitan el incumplimiento de las regulaciones. La automatización también puede ahorrar recursos al verificar automáticamente el estado de las reclamaciones y administrar las denegaciones. La gestión de las denegaciones puede resultar costosa, ya que el 25% de las reclamaciones denegadas se deben a problemas de registro y elegibilidad. Un proveedor implementó un bot de RPA que verifica la elegibilidad del paciente de varios pagadores, incluidos Medicare y Medicaid. El bot creó un informe de todos los pacientes que pagan por cuenta propia y su potencial elegibilidad para la cobertura de los pagadores disponibles. El bot también identificó datos faltantes en el reclamo una vez que se identificó un pagador elegible. Mediante el uso del bot, el proveedor pudo confirmar la información de elegibilidad [8] . ‘

Ciclo de ingresos

La oportunidad: la tecnología RPA e IA se puede aprovechar para mejorar el ciclo de ingresos de la atención médica, el proceso financiero que utilizan las instalaciones para administrar las funciones administrativas y clínicas asociadas con el procesamiento de reclamos, el pago y la generación de ingresos. Esto se puede lograr automatizando las autorizaciones previas. 

Cómo ayuda la RPA: con la RPA, los detalles de la factura de cada departamento se pueden recopilar y organizar automáticamente en una factura consolidada. Esto facilita la generación de facturas más rápidas, así como las conversiones a pagos, lo que lleva a un proceso de ciclo de ingresos optimizado.  

Protección de datos y ciberseguridad

La oportunidad: uno de los beneficios de la tecnología RPA es que facilita el acceso basado en roles. Al aprovechar el acceso basado en roles, los bots de RPA aseguran que las personas adecuadas accedan a la información confidencial según sea necesario. Esto es integral para proteger la privacidad de los datos y cumplir con protocolos como HIPAA. 

Cómo ayuda la RPA: la automatización permite a los proveedores de atención médica regular el acceso a los datos e invocar derechos de permiso. Este control es imperativo ya que los médicos, administradores, TI o departamentos de back office requieren diversos grados de acceso. Además, la RPA se puede aprovechar para fortalecer el protocolo de seguridad cibernética de una organización de atención médica. La automatización puede reducir los tiempos de detección y respuesta, implementar automáticamente controles de seguridad, clasificar riesgos y fortalecer la prevención de pérdida de datos para minimizar la exposición al riesgo de ataques cibernéticos.

Cómo TRABEM pueden ayudar a su organización a lograr su verdadero viaje de automatización RPA 

Aprovechando nuestra experiencia en automatización y en el sector de la atención médica , TRABEM puede brindar orientación a los proveedores a lo largo del proceso de RPA . Estas son solo algunas de las formas en que TRABEM puede ayudar

  • Identificación de procesos 

TRABEM puede ayudarlo a evaluar el potencial de automatización de sus procesos a través de talleres de ideación y análisis de casos de negocios. Nuestra experiencia y herramientas empaquetadas (matriz de análisis de criterios y mapas de calor) le permiten identificar a los candidatos adecuados para la automatización.

  • Definición de hoja de ruta

Los candidatos a la automatización deben tener prioridad y una hoja de ruta estratégica es fundamental para implementar progresivamente la RPA. Le ayudaremos a crear una hoja de ruta de automatización de procesos, así como a definir una estrategia de RPA a largo plazo.

  • Prueba de concepto

Con el fin de mostrar los beneficios, obtener la participación de los médicos y otras partes interesadas e identificar los posibles puntos débiles (técnicos, humanos, etc.), TRABEM ha desarrollado un acelerador para probar casos de uso para sus necesidades específicas.

  • Implementación / implementación

Una vez que se definen una Prueba de concepto y una hoja de ruta, TRABEM respaldará la ejecución, desde una entidad o función única, hasta la escala de la organización. Le ayudaremos a desbloquear todo el potencial y el retorno de la inversión de RPA mientras mantiene el control sobre las actividades automatizadas.

  • Gestión del cambio

Como uno de los componentes clave de una implementación exitosa de RPA, la gestión de cambios debe anticiparse temprano y en cada etapa del viaje de RPA. Apoyamos la planificación de la gestión del cambio, la comunicación y la gestión de capacidades.

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