Si bien el sector de la salud en general depende en gran medida de la información cognitiva y la inteligencia emocional de los humanos para brindar una atención de calidad al paciente, sus procesos administrativos subyacentes están listos para la automatización. Es aquí donde entra en acción el RPA. Los trabajadores administrativos tienen que lidiar con el papeleo interminable, transferir datos entre sistemas y, a menudo, se pierden en tareas monótonas pero esenciales.
Con la ayuda de los servicios de automatización de procesos robóticos, los proveedores de atención médica pueden aliviar esta carga administrativa y aumentar significativamente la eficiencia operativa. En este artículo, analizamos los casos de uso de RPA en el cuidado de la salud y proporcionamos las perspectivas futuras de la tecnología.
Programación de citas
Aunque la programación de citas puede parecer un proceso bastante sencillo, se ha demostrado que es tedioso y propenso a errores cuando se realiza a mayor escala. Si bien muchas clínicas han pasado de la programación de citas basada en llamadas a la programación en línea, el proceso aún requiere la intervención humana.
Por ejemplo, en muchos casos, una cita puede durar mucho más de lo esperado, lo que obliga a posponer todas las citas posteriores y al personal del hospital a dedicar tiempo a notificar a los pacientes sobre los cambios de horario. Además, según el tema de la cita, los administradores deben asegurarse de que un médico tenga tiempo suficiente para atender al paciente. Para esto, la mayoría de los hospitales cuentan con un equipo especializado que maneja las solicitudes y problemas del portal de reservas en línea.
el uso de RPA en la salud puede agilizar la programación de citas al automatizar la mayoría de las tareas asociadas. Según los datos de un paciente, la disponibilidad de los médicos y la ubicación, el bot puede ofrecer tiempo con el médico correspondiente, estimar la duración de la cita, eliminar el espacio para citas en caso de cambio y notificar tanto al paciente como al médico. Si un médico se da cuenta de que una cita en particular tomará más tiempo de lo planeado, puede ingresar estos datos en el sistema y el bot informará a todos los pacientes relevantes sobre la reprogramación de la cita a través de los canales preferidos, como la aplicación móvil de la clínica, haciendo otro uso. del móvil en la salud.
En muchos casos, los médicos también tienen que ingresar manualmente la información de la cita en múltiples sistemas de administración de pacientes. Trabem, la plataforma de programación diseñada específicamente para la automatización en el cuidado de la salud , utiliza bots RPA desatendidos para abordar exactamente este problema. La plataforma se puede integrar con cualquier sistema PAS que utilice una clínica, lo que alivia a los médicos y administradores de la entrada manual de datos.
Estos sistemas de citas programados basados en RPA han demostrado ser especialmente útiles durante la pandemia de COVID-19. Además de poder manejar de manera efectiva una avalancha de solicitudes de citas, los chatbots como 1Million junto con tecnología RPA también pueden ayudar con la detección rápida en línea. Por ejemplo, un hospital puede integrar una herramienta RPA de detección en línea, que puede indicar automáticamente si un paciente tiene síntomas relacionados con COVID-19, identificar la urgencia del caso y programar una cita si es necesario.
Administración de reclamaciones
Uno de los procesos esenciales con los que los hospitales tienen que lidiar a diario es la gestión de siniestros de seguros. A medida que aumenta el número de pacientes, el personal del hospital suele tener dificultades para gestionar cientos de reclamaciones a tiempo.
En este caso, el trabajo de los empleados generalmente gira en torno a la transferencia de información entre el sitio web de la aseguradora y el sistema de gestión del ciclo de ingresos. Este proceso tedioso, completamente basado en reglas, es un candidato perfecto para el uso de RPA en el cuidado de la salud. Un bot desatendido puede acceder automáticamente a cualquier sistema externo, procesar datos de reclamaciones y actualizar el RCM del hospital o cualquier otro sistema aplicable.
La capacidad de actualizar cualquier sistema es probablemente la característica más atractiva, ya que la interoperabilidad en la atención médica sigue siendo un problema importante. En promedio, los hospitales tienen alrededor de 30 sistemas electrónicos no integrados que almacenan datos de pacientes. La disparidad de estos sistemas es lo que realmente ralentiza el proceso de aprobación de seguros y, en consecuencia, el ciclo de ingresos.
Manejo posterior al alta
Tras el alta, los pacientes deben completar las recetas y seguir las instrucciones de alta. Asegurar que un paciente siga las pautas posteriores al alta es una tarea crítica pero engorrosa para los proveedores de atención médica. Por ejemplo, los pacientes a menudo sufren varios efectos secundarios de la cirugía que van desde dolores de cabeza hasta náuseas, lo que requiere la prescripción de medicamentos específicos y citas de seguimiento. Los robots RPA pueden garantizar que se sigan las pautas de alta según lo previsto, recordar a los pacientes sobre las próximas citas y la recogida de recetas. Estos enfoques para el manejo posterior al alta han demostrado ser útiles para la mejora de la experiencia general mejorada del paciente.
Cumplimiento normativo
el uso de RPA en el sector de la salud también es útil para llevar a cabo tareas relacionadas con el cumplimiento. Por ejemplo, AstraZeneca, una empresa multinacional farmacéutica y de biotecnología, cuenta con un equipo dedicado de profesionales que hacen un seguimiento de los profesionales de la salud para comprender cómo exactamente los medicamentos que producen afectan a los diferentes pacientes. Para las empresas farmacéuticas, esto no es solo una cuestión de mejora continua del producto, sino también una responsabilidad legal obligatoria para rastrear y gestionar los eventos adversos (EA).
Por lo general, los empleados tienen que examinar manualmente montones de documentos en papel para crear informes y comunicarse con todos los médicos por correo electrónico, dedicando innumerables horas a cerrar el evento. Teniendo en cuenta que las autoridades reguladoras vigilan de cerca este proceso tan importante, la automatización parece un desafío en este escenario. Sin embargo, con el apoyo de tecnologico, AstraZeneca ha logrado superar esta barrera y ofrecer una solución completamente funcional basada en RPA para la gestión de AE. Además de un aumento de 20 veces en la productividad, la compañía también mejoró la satisfacción de los empleados y mejoró las tasas de respuesta de los profesionales de la salud.
Uno de los mayores efectos de la RPA en la atención médica es que facilita una mejor auditoría. Cada acción de un bot se registra automáticamente, lo que brinda la transparencia necesaria para los auditores y deja datos estructurados para su posterior análisis. Los bots de RPA se pueden configurar para crear informes automáticamente, que se pueden enrutar a los gerentes y departamentos apropiados.
Registro de entrada con el quiosco automático
No todas las citas se pueden programar con anticipación. Ya se trate de una incapacidad física para usar un sistema de reserva en línea, un asunto urgente o simplemente la renuencia a hacerlo, el registro en el hospital sigue siendo esencial para muchos proveedores de atención médica.
Es por eso que algunos hospitales recurren a quioscos de autoservicio habilitados para RPA. A su llegada, los pacientes pueden ingresar su información en un quiosco de autoservicio para que los empleados de la recepción los clasifiquen. Con un software RPA más sofisticado, los bots también pueden realizar la clasificación básica basada en las condiciones y estados de los pacientes. De esta manera, los empleados de la recepción recibirían una lista de pacientes organizada por prioridad, reduciendo significativamente los tiempos de registro. Además de reducir la fricción y mejorar la experiencia del paciente, la integración del quiosco de autoservicio es un paso más hacia una recopilación de datos más optimizada.
Por ejemplo, Blue Prism ha desarrollado una solución de autoservicio diseñada específicamente para el sector de la salud. Uno de sus clientes, University Hospitals Birmingham (UHB), que brinda servicios de atención médica a más de 2.2 millones de personas en el Reino Unido cada año, ha instalado quioscos de autoservicio en sus múltiples instalaciones. Con estos quioscos en su lugar, UHB ha logrado lograr un aumento del 50% en la eficiencia del personal de recepción y duplicar el flujo de pacientes. Una vez más, el uso de RPA en el sector de la salud ha supuesto una mejoría en los objetivos de la empresa.
Gestión de datos optimizada
Desde el brote de la pandemia, cada minuto dedicado a la atención del paciente en lugar de a las tareas administrativas se ha vuelto mucho más valioso. Es por eso que el Hospital Universitario Mater Misericordiae en Dublín, Irlanda, implementó un software basado en RPA para acelerar el procesamiento de los resultados de las pruebas COVID-19. Anteriormente, las enfermeras tenían que poner manualmente los resultados de las pruebas en hojas de cálculo. Con la RPA implementada, los resultados ahora se distribuyen y clasifican rápidamente, lo que permite al personal prevenir la escalada de enfermedades y dedicar más tiempo a la atención del paciente.
En general, los médicos dependen en gran medida del acceso a los registros médicos. Pasar del mantenimiento de registros físicos a digitales fue un gran paso adelante para la industria en su conjunto. Sin embargo, los hospitales suelen tener dificultades para mantener los datos actualizados en todos los sistemas y departamentos. Los empleados tienen que transferir datos manualmente entre una gran cantidad de aplicaciones diferentes, dejando espacio para errores y filtraciones de datos.
Dado que los hospitales manejan datos personales extremadamente sensibles, las estadísticas mencionadas anteriormente no deberían sorprendernos. Al mismo tiempo, la implementación de un software RPA ayuda a fortalecer la seguridad de los datos de atención médica, ya que el software almacena solo informes de actividad relacionados con bots y mantiene la confidencialidad de la información de patentes.
Por ejemplo, después de realizar pruebas médicas, los empleados del laboratorio deben transferir manualmente los resultados del sistema del laboratorio al perfil de un paciente. Una vez que los resultados de la prueba están listos, un bot de RPA puede colocarlos automáticamente en cualquier sistema relevante. Esto asegura una precisión de la información del 100%, disminuye los riesgos de violación de datos, libera a los empleados de realizar trabajos mundanos y mantiene los registros médicos sincronizados y actualizados en todo momento.
Dotación de personal proactiva
Lograr los niveles adecuados de personal todos los días es un proceso bastante complejo para la mayoría de los hospitales. Asegurarse de que los empleados tengan suficiente trabajo para el día es una cuestión de evitar el agotamiento debido a la falta de personal y la reducción de costos.
Muy a menudo, los administradores del hospital tienen que hacer malabarismos entre diferentes sistemas para coordinar los horarios, administrar la asistencia y monitorear el desempeño. Además, todos estos sistemas deben sincronizarse entre sí, ya que el rendimiento, la nómina, el FTE y otras métricas están interconectados.
El Centro Oncológico MD Anderson de la Universidad de Texas enfrentó exactamente este problema. Sus sistemas de recursos humanos, asistencia y dotación de personal tienen diferentes interfaces, formatos de datos y credenciales. En este caso, la solución RPA basada en el producto Automate de HelpSystems actúa como un orquestador, que transfiere datos de forma segura entre sistemas, genera informes, actualiza y realiza copias de seguridad de los datos críticos.
Juan García, Analista de Sistemas del Centro, comenta lo fácil que fue configurar el software. Con la interfaz de arrastrar y soltar, exactamente aquellos empleados que han realizado este trabajo iniciaron manualmente más de 80 automatizaciones. Además, en lugar de que el personal esté constantemente atento a los errores, la solución RPA envía registros detallados de errores en caso de falla. Además de garantizar niveles óptimos de personal, reducir la carga administrativa y mejorar la atención al cliente, García estima que la integración de RPA ahorra alrededor de $ 150,000 al año
Un futuro brillante para el uso de la RPA en la salud
el uso de RPA en el cuidado de la salud está preparada para optimizar una gran cantidad de tareas administrativas que dificultan la prestación de una atención óptima. A diferencia de otras soluciones de automatización, RPA es comparativamente fácil de implementar y puede generar retornos rápidos. En lugar de pensar en la RPA como una tecnología que reemplaza a los humanos, debería considerarse como la que libera a los empleados para que utilicen sus habilidades cognitivas en tareas más intensivas intelectualmente en lugar de copiar y pegar.
