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RPA en casos de uso de finanzas y contabilidad

Cómo la RPA en finanzas y contabilidad puede ahorrar 30 mil € cada año en una clínica de salud

Implementar RPA en las finanzas y contabilidad de la empresa ayuda a mejorar la rapidez en la gestión en la empresa.

Las facturas por cobrar es quizás el proceso más critico en la gestión cualquier clínica. La razón detrás de esto es que una administración inapropiada de facturas por cobrar podría resultar en entradas de circulante distorsionadas que produzcan una falsa tranquilidad, lo que eventualmente podría afectar el ROI de una organización. Hay varios desafíos que enfrentan los empleados debido a una gestión inadecuada de las facturas por cobrar.

Una firma de investigación independiente realizó una encuesta y encontró los tres principales desafíos que incluyen:

  • Reducción de efectivo de las facturas por cobrar
  • Productividad del personal encargado de las facturas por cobrar
  • Reducción del riesgo de la cartera

El 87% de los candidatos se enfrentaron al desafío DSO, mientras que los otros dos desafíos se encontraron en un 86% y un 84% respectivamente.

Si las organizaciones invierten en optimizar su proceso de facturas por cobrar, estos desafíos podrían erradicarse en poco tiempo. Automatizar el proceso de facturas por cobrar, será el paso correcto para mejorar la productividad ese crucial proceso. Sin embargo, las organizaciones deben ser prudentes al elegir el proceso correcto para automatizar en función de sus requisitos y presupuestos.

¿Cómo está transformando la RPA el proceso de cuentas por cobrar?

La automatización robótica de procesos es una de esas tecnologías de automatización que se centra principalmente en automatizar las tareas comerciales que son redundantes y manuales para los empleados. Cuando los empleados realizan estas tareas a diario, existe la posibilidad de una alta tasa de errores, una velocidad reducida y, finalmente, un tiempo de respuesta más lento. RPA puede capturar sus datos de facturación y contabilidad para activar respuestas basadas en un flujo de trabajo predefinido.

Un estudio de Boston Group sugiere que para 2022, la automatización tomará el control de más del 25% de los procesos comerciales que actualmente se llevan a cabo de forma manual.

A lo largo de los años, se sabe que el departamento de finanzas de la mayoría de las organizaciones tiene poco personal y está absorto en el trabajo. La mayoría de las veces, esto se debe a que hay una gran cantidad de papeleo involucrado que acompaña a los cobros, como la creación de informes de crédito, la creación de facturas y la escritura de correos electrónicos a los clientes para recordatorios de pago. Al implementar la automatización robótica de procesos, estas tareas manuales ya no necesitan la intervención humana, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas de mayor valor añadido, como establecer relaciones saludables con los clientes, crear y desarrollar estrategias dentro del departamento para agilizar los procesos y garantizar un funcionamiento más fluido. Y unos mejores flujos de trabajo.

Entonces, ¿cuáles son los candidatos potenciales para la automatización en el proceso de facturas a cobrar en una clinica? A continuación se muestran algunas áreas específicas en las que RPA ha sido útil para el departamento facturación y contabilidad.

  • Creación de facturas
  • Lectura robótica de correos electrónicos con facturas de compras
  • Clasificación de facturas entre pagadas, muchas de ellas provenientes de servicios, y no pagadas, que provienen de compras puntuales.
  • Listados para contabilizar facturas pagadas o su automatización y para ejecutar el pago al proveedor y enviar el justificante d e pago.
  • Automatizar correos electrónicos de reclamación de pagos.

Profundicemos en experiencia de éxito en la que hemos ayudado a nuestros clientes a automatizar su proceso de creación de facturas para garantizar una tasa de error del 0% y resultados comerciales 100% más rápidos.

Los problemas de la facturación

Los desafíos lanzados al departamento de finanzas de nuestros clientes fueron innumerables.

  • Patrones de facturación uniformes
  • Responder a las consultas de los clientes sobre facturas
  • Transacciones fluidas
  • Reclamar y recibir pagos atrasados

Hay departamento de finanzas que están absortos en el papeleo. Los empleados tenían que ingresar manualmente cada orden de compra en su sistema y crear una factura para cada uno de ellos. Después de crear las facturas, los empleados tenían que enviar correos electrónicos a los clientes adjuntando las facturas. Finalmente, el equipo financiero realizan un seguimiento de las facturas pendientes de sus clientes y se ven obligados a enviar recordatorios de pago para evitar retrasos en los pagos. Y esto mes tras mes. Las clínicas buscan una solución que puedan automatizar el procesamiento de sus facturas y correos electrónicos para rebajar el periodo de cobro de facturas y maximizar su flujo de efectivos.

La solución

Una vez que se evalúa el proceso de facturación y cobro mensual, TRABEM colabora ​​con sus clientes de clínicas de salud en implementar una solución de automatización de extremo a extremo que simplifique la creación de facturas y evite los pagos atrasados ​​de los clientes.

Los bots de RPA de TRABEM crean recibos para todas las solicitudes de venta de los servicios de las clínicas y generan facturas para los recibos. Los bots buscan facturas en busca de errores al compararlas con los pagos en las solicitudes de compra. Una vez que se enviaron las facturas, los correos electrónicos se automatizan para enviar recordatorios de pago a los clientes con regularidad para evitar pagos atrasados.

Con el sólido marco de trabajo de TRABEM, ayudamos a nuestros clientes a lograr más de 30 mil € en ahorros de costos por año, lo que garantiza un ahorro general de aproximadamente 80 mil € por año.

Si era escéptico acerca de la automatización de su proceso de cobro de facturas, esperamos que este blog le brinde todas las razones para comenzar el viaje de automatización de su organización con TRABEM.

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